Finanse firmowe i prywatne: jak je rozdzielić i zbudować poduszkę dla firmy

Wielu przedsiębiorców, zwłaszcza na początku, prowadzi firmę z jednego konta, z którego płaci też za zakupy, rachunki domowe i wakacje. Dopóki wpływy są regularne, wydaje się, że to działa. Problem pojawia się przy pierwszym gorszym miesiącu, przy rozliczeniu rocznym albo wtedy, gdy trzeba szybko odpowiedzieć na pytanie, ile firma naprawdę zarabia.

W tym wpisie pokazuję, jak rozdzielić pieniądze firmowe i prywatne, ile odkładać na podatki i składki oraz jak zbudować rezerwę dla firmy, która pozwoli przetrwać słabszy okres bez sięgania po drogi kredyt.

Dlaczego to ma znaczenie

Przy jednoosobowej działalności gospodarczej firma to ty. Nie ma osobnego „majątku firmy” w sensie prawnym: za zobowiązania firmowe odpowiadasz całym swoim majątkiem. Jeśli jesteś w związku małżeńskim ze wspólnością majątkową, a zobowiązanie zaciągnąłeś za zgodą współmałżonka, wierzyciel może sięgnąć także do majątku wspólnego. Bez takiej zgody może zaspokoić się między innymi z twojego majątku osobistego, twoich dochodów i z tego, co należy do przedsiębiorstwa. Wynika to z art. 41 Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego. Inaczej jest z zaległościami podatkowymi i składkami ZUS: za nie odpowiada także majątek wspólny, nawet bez zgody współmałżonka (art. 29 § 1 Ordynacji podatkowej, który stosuje się też do składek).

Dlatego od razu uczciwie: osobne konto nie chroni prywatnego majątku przed długami firmy. To narzędzie porządku. Dzięki niemu widzisz, ile firma zarabia, ile możesz z niej wypłacić i ile pieniędzy jest tak naprawdę „cudze”, bo trzeba je oddać w podatkach.

W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością jest inaczej, bo spółka ma własny majątek. Pieniądze na koncie należą do spółki, a nie do wspólnika, i nie można ich swobodnie przelewać na prywatne konto. Wypłata potrzebuje podstawy, na przykład wynagrodzenia albo dywidendy. Wspólnik nie odpowiada za długi spółki, ale członek zarządu może za nie odpowiadać, gdy egzekucja z majątku spółki okaże się bezskuteczna (art. 299 Kodeksu spółek handlowych). O tym, jak wypłacać pieniądze ze spółki, porozmawiaj z księgowym.

Czy potrzebujesz konta firmowego

Przepisy nie każą każdemu przedsiębiorcy mieć konta firmowego. Według serwisu biznes.gov.pl możesz w działalności używać prywatnego rachunku, jeśli ma tylko jednego posiadacza. Są jednak sytuacje, w których potrzebujesz rachunku w banku, a często właśnie konta firmowego:

• płatności w transakcjach z innym przedsiębiorcą, gdy jednorazowa wartość transakcji przekracza 15 000 zł, muszą iść przez rachunek płatniczy, a nie gotówką (art. 19 Prawa przedsiębiorców). Do tego wystarczy też konto prywatne z jednym posiadaczem,
• jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, kontrahenci sprawdzają twój rachunek w wykazie podatników VAT, czyli na tak zwanej białej liście. Trafiają tam tylko rachunki firmowe zgłoszone w CEIDG albo w urzędzie skarbowym,
• jeśli dostajesz płatności w mechanizmie podzielonej płatności.

Sprawdź też regulamin swojego banku. Część banków nie pozwala używać konta osobistego do działalności. Nawet gdy nie musisz, osobne konto firmowe po prostu ułatwia życie.

Prosty układ kont

Nie potrzebujesz skomplikowanego systemu. U większości małych firm sprawdza się układ czterech miejsc na pieniądze:

1. Konto firmowe na bieżące wpływy i koszty. Tu wpływają płatności od klientów i stąd płacisz faktury, leasing, księgowość.
2. Rezerwa na podatki i składki, najlepiej jako osobne subkonto. Od każdego wpływu odkładasz ustaloną część.
3. Poduszka firmy, czyli pieniądze na gorszy okres. O tym niżej.
4. Konto prywatne, na które raz w miesiącu przelewasz stałą kwotę dla siebie.

Ta stała kwota to twoja „pensja”. Przy jednoosobowej działalności przelew z konta firmowego na prywatne nie jest ani kosztem, ani dodatkowym przychodem. Podatek płacisz od dochodu firmy (na ryczałcie od przychodu), a nie od tego, ile wypłacasz. Stała wypłata pomaga jednak oddzielić budżet domowy od wahań w firmie: w dobrym miesiącu nadwyżka zostaje w firmie, a w słabszym dom dalej dostaje tyle samo.

Rezerwa na podatki: pieniądze, które nie są twoje

Najczęstsze zaskoczenie przedsiębiorców to moment płacenia podatku albo rozliczenia rocznego, gdy pieniądze już się rozeszły. Pomaga prosta zasada: od każdego wpływu od razu odkładasz część na podatki i składki.

• Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, VAT z wystawionej faktury i tak trzeba będzie oddać, po odliczeniu VAT z faktur kosztowych. Odkładaj go od razu. Pamiętaj, że VAT i zaliczkę na podatek dochodowy zwykle płacisz za okres, w którym sprzedałeś towar albo wykonałeś usługę, a nie za ten, w którym klient zapłacił.
• Na podatek dochodowy i składki odkładaj procent ustalony z księgowym. Zależy on od formy opodatkowania i od tego, ile kosztów ma twoja firma.
• Raz na kwartał porównaj rezerwę z tym, co faktycznie zapłaciłeś, i popraw procent.

Poduszka dla firmy: ile odłożyć

Poduszka firmy to coś innego niż prywatna poduszka finansowa. Ma pokryć stałe koszty działalności i twoją wypłatę wtedy, gdy wpływy spadną albo klient spóźni się z zapłatą.

Policz to w trzech krokach:

1. Wypisz miesięczne koszty stałe firmy: składki, księgowość, najem, raty leasingu i kredytów, wynagrodzenia, abonamenty, ubezpieczenia.
2. Dodaj minimalną kwotę, którą musisz wypłacić sobie, żeby utrzymać dom.
3. Zastanów się, ile miesięcy chcesz mieć zapewnione. To zależy od branży: sezonowość, długie terminy płatności, kilku dużych klientów zamiast wielu małych to powody, żeby mieć więcej.

Poduszkę trzymaj w miejscu bezpiecznym i dostępnym, oddzielnie od konta, z którego płacisz faktury. Pamiętaj, że limit gwarancji Bankowego Funduszu Gwarancyjnego, czyli równowartość 100 000 euro, dotyczy łącznie wszystkich rachunków deponenta w danym banku. Przy jednoosobowej działalności konto firmowe i prywatne należą do tej samej osoby, więc przy większych kwotach warto o tym pamiętać.

Limit w koncie to nie poduszka

Kredyt w rachunku bieżącym potrafi pomóc przy chwilowych przesunięciach płatności. Nie zastąpi jednak rezerwy. Kosztuje odsetki i ma określony termin. Bank przy odnowieniu może zmienić jego wysokość, a gdy uzna, że firma straciła zdolność kredytową, może obniżyć limit albo wypowiedzieć umowę także w trakcie jej trwania (art. 75 Prawa bankowego). Zwykle dzieje się to wtedy, gdy wyniki firmy są słabsze, czyli właśnie wtedy, gdy limit byłby najbardziej potrzebny.

Najczęstsze błędy

• Saldo konta traktowane jak zysk. Część tych pieniędzy to VAT, podatek i składki do zapłacenia.
• Prywatne zakupy z konta firmowego. Po kilku miesiącach nie wiadomo, co było kosztem firmy, a co wydatkiem domu. Księgowość robi się droższa, a decyzje gorsze.
• Jedna poduszka na wszystko. Gdy firma ma kłopot, zjada też rezerwę rodziny.
• Finansowanie firmy prywatną kartą kredytową. To drogi pieniądz i mieszanie długów.
• Brak przeglądu. Koszty stałe rosną z czasem, a poduszka zostaje taka sama.

Twój plan na najbliższy miesiąc

• Otwórz konto firmowe albo osobne subkonta na podatki i poduszkę.
• Ustal z księgowym procent, który odkładasz od każdego wpływu na podatki i składki.
• Policz miesięczne koszty stałe firmy i swoją minimalną wypłatę.
• Ustaw stały przelew „pensji” na konto prywatne.
• Wpisz w kalendarz kwartalny przegląd rezerwy i poduszki.

Porządek w pieniądzach to pierwszy krok. Kolejny to zabezpieczenie firmy przed zdarzeniami, których poduszka nie udźwignie: o tym piszę we wpisach o ubezpieczeniu OC w działalności i o zabezpieczeniu firmy na wypadek choroby lub śmierci właściciela. Jeśli chcesz, żebym spojrzał na przepływy w twojej firmie i pomógł ułożyć ten system, umów się na rozmowę.